Erste Tätigkeitsstätte: der Begriff, an dem alles hängt
An einem einzigen Begriff hängt, ob 0,38 Euro je Entfernungskilometer oder 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer gelten, ob Verpflegungspauschalen entstehen und ob der Arbeitgeber steuerfrei erstatten darf. Wird er falsch bestimmt, ist nicht eine Abrechnung falsch, sondern jede.
Stand: 07. August 2026
Was das Gesetz verlangt
Die erste Tätigkeitsstätte ist in § 9 Abs. 4 EStG geregelt. Es geht um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung, der die Beschäftigten dauerhaft zugeordnet sind. Maßgeblich ist zuerst die Zuordnung durch den Arbeitgeber, wie sie sich aus den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen ergibt — also aus Arbeitsvertrag, Versetzung oder Einsatzplanung.
Fehlt eine solche Festlegung oder ist sie nicht eindeutig, stellt das Gesetz hilfsweise auf zeitliche Merkmale ab. Welche das im Einzelfall sind und wie sie auf ein konkretes Arbeitsverhältnis wirken, gehört an den Wortlaut des § 9 Abs. 4 EStG und in die Abstimmung mit Ihrer Kanzlei — insbesondere bei Außendienst, Montage und mehreren Standorten.
Was von der Einordnung abhängt
| Frage | Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte | Auswärtige berufliche Tätigkeit |
|---|---|---|
| Satz je Kilometer | 0,38 € (Entfernungspauschale) | 0,30 € Pkw / 0,20 € andere |
| Bezugsgröße | einfache Strecke, volle Kilometer | jeder gefahrene Kilometer |
| Deckelung | 4.500 € im Kalenderjahr | keine |
| Verpflegungspauschale | keine | 14,00 € / 28,00 € |
| Steuerfreie Arbeitgebererstattung | nein | ja |
| Fundstelle | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG |
Warum die Verpflegungspauschale daran hängt
Die Verpflegungspauschalen knüpfen nicht an die Dauer der Arbeit an, sondern an die Abwesenheit von der Wohnung und von der ersten Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG). Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat, ist folglich schon dann auswärts tätig, wenn er die Wohnung verlässt.
Daraus ergeben sich die Sätze: 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro am An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung, 14 Euro bei einer eintägigen Reise mit mehr als acht Stunden Abwesenheit. Für den Weg zur eigenen ersten Tätigkeitsstätte entsteht dagegen kein Verpflegungsmehraufwand — egal, wie lang der Arbeitstag war.
Woran die Einordnung in der Prüfung scheitert
Trägt nicht: Keine dokumentierte Zuordnung. Wenn niemand belegen kann, welchem Standort eine Person dauerhaft zugeordnet ist, entscheidet die Prüfung anhand der tatsächlichen Verhältnisse — und selten zugunsten des Arbeitgebers.
Trägt nicht: Dienstreise abgerechnet, obwohl es der Arbeitsweg war. Dann wurden 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer steuerfrei erstattet und zusätzlich Verpflegungspauschalen gezahlt — beides zu Unrecht. Der Fehler betrifft ganze Mitarbeitendengruppen gleichzeitig.
Trägt nicht: Zuordnung stillschweigend geändert. Wer Standorte tauscht, ohne die Festlegung anzupassen, hat für den Zeitraum dazwischen keine belastbare Grundlage.
Trägt: Zuordnung schriftlich festgelegt, mit Datum versehen und in der Reisekostenrichtlinie hinterlegt. Das ist der Nachweis, den die Prüfung sehen will.
Der Sonderfall Werksgelände
Mehrere ortsfeste Einrichtungen innerhalb eines Werks- oder Betriebsgeländes bilden eine großräumige Tätigkeitsstätte. Wer zwischen Halle 3 und Halle 7 wechselt, wechselt also nicht die Tätigkeitsstätte (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 53; BFH VI R 40/16 und VI R 12/17).
Umgekehrt gilt: Einrichtungen verschiedener Auftraggeber sind verschiedene Tätigkeitsstätten, auch bei räumlicher Nähe. Diese Abgrenzung entscheidet unter anderem darüber, wann die Dreimonatsfrist für die Verpflegungspauschale neu anläuft.
Die Zuordnung ist eine arbeitsrechtliche Entscheidung mit steuerlicher Wirkung. Sie gehört vor den ersten Einsatz geklärt und dokumentiert — rückwirkend lässt sie sich nicht herstellen.
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4 EStG — Begriff der ersten Tätigkeitsstätte und Zuordnung durch den Arbeitgeber
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG — Entfernungspauschale 0,38 Euro ab 1.1.2026, Höchstbetrag 4.500 Euro
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG i. V. m. § 5 BRKG — 0,30 und 0,20 Euro je gefahrenem Kilometer
- § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG — Verpflegungspauschalen 14 und 28 Euro nach Abwesenheitsdauer
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 6 ff., Rz. 26 ff. und Rz. 53
- BFH, Urteile vom 11.4.2019, VI R 40/16 und VI R 12/17 — großräumige Tätigkeitsstätte
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Kann jemand mehrere erste Tätigkeitsstätten haben?
- Für dasselbe Dienstverhältnis nicht. Die Systematik des § 9 Abs. 4 EStG geht von einer Zuordnung aus; die übrigen Einsatzorte sind dann auswärtige Tätigkeitsstätten. Wie mehrere Standorte, Homeoffice oder ein Sammelpunkt konkret einzuordnen sind, hängt vom Einzelfall ab und gehört mit der Kanzlei geklärt.
- Gibt es Verpflegungspauschalen ohne erste Tätigkeitsstätte?
- Ja. Die Pauschalen setzen Abwesenheit von der Wohnung und von der ersten Tätigkeitsstätte voraus (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG). Wer keine erste Tätigkeitsstätte hat, ist ab dem Verlassen der Wohnung auswärts tätig — bei mehr als acht Stunden Abwesenheit sind das 14 Euro, bei vollen 24 Stunden 28 Euro.
- Was kostet eine falsch bestimmte erste Tätigkeitsstätte?
- Statt 0,38 Euro je Entfernungskilometer als gedeckelter Werbungskostenabzug wurden 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer steuerfrei erstattet, dazu Verpflegungspauschalen. Beides ist nachzuversteuern. Weil die Einordnung meist für eine ganze Gruppe gleich getroffen wurde, entstehen entsprechend hohe Nachforderungen.
- Zählt der Wechsel zwischen zwei Hallen desselben Werks als Ortswechsel?
- Nein. Mehrere ortsfeste Einrichtungen innerhalb eines Werks- oder Betriebsgeländes gelten als eine großräumige Tätigkeitsstätte (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 53; BFH VI R 40/16 und VI R 12/17). Einrichtungen verschiedener Auftraggeber sind dagegen verschiedene Tätigkeitsstätten.
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- Kilometerpauschale: 30 Cent, und wofür sie nicht giltFür die Dienstreise gelten 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer, 0,20 Euro für andere motorbetriebene Fahrzeuge. Wofür die Pauschale nicht gilt.
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