Differenzen auf der Kartenabrechnung klären
Der Beleg sagt 84,90 Euro, die Abrechnung sagt 87,40 Euro. In den meisten Fällen ist das kein Fehler des Kartenherausgebers, sondern eine Information, die auf dem Beleg gar nicht stehen konnte — und genau deshalb dokumentiert gehört.
Stand: 08. August 2026
Zwei Dokumente, zwei Zeitpunkte
Der Händlerbeleg entsteht im Moment des Kaufs und beschreibt die Leistung. Die Abrechnung entsteht Wochen später und beschreibt Zahlungen. Zwischen beiden liegt eine Strecke, auf der sich ein Betrag verändern kann, ohne dass jemand etwas falsch gemacht hat.
Für die Buchführung ist trotzdem beides zu beantworten. Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen — vorwärts vom Beleg bis zur Steuererklärung und rückwärts genauso, und zwar für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist (GoBD Rz. 32, 33). Eine unerklärte Differenz ist eine Lücke in genau dieser Kette.
Die praktische Konsequenz ist unspektakulär: Nicht die Differenz ist das Problem, sondern die fehlende Notiz dazu.
Woher die Differenz kommt und woran Sie sie erkennen
| Ursache | Erkennungsmerkmal |
|---|---|
| Aufrundung oder Trinkgeld an der Kasse | Belegbetrag glatt, Abrechnungsbetrag höher; die Differenz steht auf keinem Bon |
| Vorautorisierung, etwa im Hotel oder an der Tankstelle | zuerst ein Reservierungsbetrag, später der tatsächliche Umsatz — teils in verschiedenen Zeiträumen |
| Umrechnung eines Umsatzes in fremder Währung | Belegbetrag in Fremdwährung, Abrechnung in Euro, dazwischen ein Kurs |
| Entgelt des Kartenherausgebers für den Einsatz im Ausland | eigene Zeile oder Aufschlag, zu dem es gar keinen Händlerbeleg geben kann |
| Teilstorno, Rücksendung oder Gutschrift | Belastung und Gutschrift stehen in verschiedenen Abrechnungszeiträumen |
| Abgrenzung nach Datum | Belegdatum und Abrechnungsdatum fallen in verschiedene Monate, der Betrag stimmt |
Wie eine Differenz behandelt wird
Trägt nicht: Den Belegbetrag an die Abrechnung angleichen. Der Beleg ist die Urschrift des Geschäftsvorfalls (GoBD Rz. 61), und die Wiedergabe muss beim Lesbarmachen mit dem Original bildlich übereinstimmen (Rz. 130). Ein handschriftlich ergänzter Betrag macht daraus ein verändertes Dokument.
Trägt nicht: Die erfasste Position stillschweigend überschreiben. Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107). Auch die Änderungshistorie selbst darf nachträglich nicht veränderbar sein (Rz. 111).
Trägt nicht: Die Klärung bis zum Jahresabschluss aufschieben. Unbare Geschäftsvorfälle sind zeitnah zu erfassen — zehn Tage gelten als unbedenklich (GoBD Rz. 47); wächst der Abstand zur Buchung über den Ablauf des folgenden Monats hinaus, muss die vollständige Grundaufzeichnung vorher erfolgt sein (Rz. 52).
Trägt: Beide Beträge nebeneinander festhalten und die Differenz benennen. Eine erklärte Abweichung ist ein dokumentierter Sachverhalt; eine unerklärte ist eine offene Frage in der Prüfung.
Trägt: Die spätere Gutschrift als eigenen Geschäftsvorfall erfassen und auf die ursprüngliche Position beziehbar halten. Beim elektronischen Beleg genügt dafür die Verbindung mit einem Datensatz oder eine elektronische Verknüpfung, etwa über einen eindeutigen Index (GoBD Rz. 64).
Die Differenz, die den Vorsteuerabzug betrifft
Nicht jede Abweichung ist nur eine Betragsfrage. Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Maßgeblich ist damit, was in der Rechnung steht — nicht, was der Kartenherausgeber am Ende belastet hat.
Beträge, die erst auf der Abrechnung entstehen, haben deshalb keinen Rechnungsbeleg des Händlers: Entgelte für den Einsatz im Ausland etwa. Bei Auslandsübernachtungen zählt die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlung in Fremdwährung zu den Übernachtungskosten und teilt deren Behandlung (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 117); in anderen Zusammenhängen ist die Einordnung eine Frage des Einzelfalls.
Beim Trinkgeld auf einer Bewirtungsrechnung ist die Lage geregelt: Es kann auf der maschinell erstellten Rechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Wird es dort nicht ausgewiesen, liegt die Feststellungslast beim Bewirtenden — als Nachweis nennt das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 in Rn. 8 beispielsweise die Quittierung durch den Empfänger auf der Rechnung. Eine Differenz auf der Kartenabrechnung allein ist dieser Nachweis nicht.
Die streitige Position
Eine reklamierte Belastung verschwindet nicht dadurch, dass sie strittig ist. Sie ist erfasst, sie steht in der Kette, und die Rückbuchung ist ein weiterer Vorgang, der auf den ersten beziehbar bleiben muss (GoBD Rz. 63, 64). Wer die ursprüngliche Erfassung löscht, sobald der Kartenherausgeber die Gutschrift ankündigt, hat den Vorgang nicht geklärt, sondern entfernt.
Praktisch bewährt hat sich, den Klärungsstand am Vorgang zu führen statt in einer Mail: wann reklamiert, mit welcher Begründung, mit welchem Ergebnis. Der Beleg dafür ist Teil des Vorgangs.
Und der Fall endet später, als man denkt: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Ein erledigter Streitfall ist also nicht automatisch ein erledigter Beleg.
Ob eine Differenz die ursprüngliche Buchung korrigiert oder einen eigenen Geschäftsvorfall auslöst, hängt vom Sachverhalt ab — bei Storno, Gutschrift, Rabatt und Reklamation fällt die Antwort unterschiedlich aus. Legen Sie die Behandlung einmal mit Ihrer Kanzlei fest und wenden Sie sie dann einheitlich an.
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- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 32, 33 — progressive und retrograde Prüfbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist
- GoBD Rz. 61, 63, 64 und 130 — Belegfunktion, Verknüpfung von Beleg und Buchung, bildliche Übereinstimmung
- GoBD Rz. 47, 52, 107 und 111 — Erfassungsfristen, Änderungsverbot, unveränderbare Änderungshistorie
- § 146 Abs. 4 AO und § 147 Abs. 3 Satz 5 AO — Änderungsverbot und Ablaufhemmung der Aufbewahrungsfrist
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, Rz. 117, und vom 19.11.2025, Rn. 8 — Kreditkartengebühr in Fremdwährung, Trinkgeld
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Der Beleg zeigt weniger als die Abrechnung. Welcher Betrag wird gebucht?
- Das hängt davon ab, woraus die Differenz besteht. Festzuhalten sind in jedem Fall beide Werte und der Grund. Für den Vorsteuerabzug ist die Rechnung maßgeblich, nicht der belastete Betrag (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Welche Position der Mehrbetrag ist — Trinkgeld, Entgelt, Kursdifferenz —, entscheidet über seine Behandlung.
- Darf ich den Betrag auf dem Beleg korrigieren?
- Nein. Der Beleg ist die Urschrift des Vorgangs (GoBD Rz. 61); die Wiedergabe muss beim Lesbarmachen mit dem Original bildlich übereinstimmen (Rz. 130). Korrigiert wird die Buchung, nicht das Dokument — und die Korrektur muss so erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt (§ 146 Abs. 4 AO).
- Die Gutschrift kommt erst im Folgemonat. Muss ich die alte Buchung anfassen?
- Die Gutschrift ist ein eigener Geschäftsvorfall mit eigenem Beleg und eigenem Zeitpunkt. Entscheidend ist, dass sie auf die ursprüngliche Position beziehbar bleibt (GoBD Rz. 63, 64). Ob daneben eine Korrektur der ersten Buchung nötig ist, hängt vom Sachverhalt ab und gehört mit der Kanzlei geklärt.
- Wie lange darf die Klärung dauern?
- Die Erfassung wartet nicht auf die Klärung. Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen in den Grundaufzeichnungen zu erfassen (GoBD Rz. 47), und der Abstand zwischen Erfassung und Buchung soll den Ablauf des Folgemonats nicht ohne vorherige vollständige Grundaufzeichnung überschreiten (Rz. 52). Der offene Punkt wird also erfasst und als offen gekennzeichnet.
- Was mache ich mit einer Zeile, zu der es niemals einen Händlerbeleg geben wird?
- Entgelte des Kartenherausgebers rechnet dieser mit Ihnen selbst ab; die Abrechnung ist dann die Abrechnung über seine eigene Leistung. Für Umsätze, zu denen ein Fremdbeleg fehlt oder verloren ging, ist der Eigenbeleg der vorgesehene Weg (GoBD Rz. 61) — er trägt den Betriebsausgabenabzug, verschafft aber keinen Vorsteuerabzug.
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