Abos und wiederkehrende Kartenbuchungen
Ein Abo erzeugt zwölf Belastungen im Jahr und im Zweifel keinen einzigen Beleg im Haus. Die Rechnung liegt im Kundenkonto des Anbieters, die Abbuchung auf der Karte — dazwischen liegt die Belegpflicht.
Stand: 08. August 2026
Der Zahlungsnachweis ist nicht der Beleg
Seit der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 steht es ausdrücklich im Text: Der zur Dokumentation der technischen Abwicklung einer elektronischen Zahlung erzeugte Nachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes ist nicht aufbewahrungspflichtig (GoBD Rz. 121). Ausnahmen bestehen nur, wenn er als Buchungsbeleg verwendet wird, die einzige Form der Abrechnung mit diesem Dienst ist oder allein die Abgrenzung barer und unbarer Geschäftsvorfälle in der Kassenbuchführung gewährleistet.
Für Abos heißt das zweierlei. Erstens: Die Zahlungsbestätigung, die viele Anbieter automatisch verschicken, ist nicht das gesuchte Dokument. Zweitens: Gesucht wird die Rechnung des Anbieters — und die kommt selten von allein.
Das Grundprinzip bleibt unverändert: Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen (GoBD Rz. 61). Zwölf Belastungen sind zwölf Geschäftsvorfälle, auch wenn es derselbe Betrag beim selben Anbieter ist.
Wo die Rechnung zu einem Abo liegt
- Als Anhang einer E-Mail. Eingehende elektronische Belege sind grundsätzlich in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131 Satz 1).
- Nur zum Download im Kundenkonto des Anbieters. Ein Beleg, den ausschließlich der Anbieter vorhält, ist bei Ihnen nicht aufbewahrt.
- Als monatliche Sammelrechnung über mehrere Leistungen — dann entspricht eine Rechnung mehreren Kartenpositionen oder umgekehrt.
- Als Jahresrechnung bei monatlicher Belastung. Belegdatum und Abrechnungszeitraum fallen dann auseinander.
- Gar nicht, weil der Anbieter nur eine Zahlungsbestätigung verschickt. Dann ist zu klären, ob eine Rechnung angefordert werden kann — bevor der Vorgang ein Jahr alt ist.
Fristen, die an einem Abo hängen
| Unterlage oder Vorgang | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Rechnung des Anbieters aufbewahren | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Buchungsbelege aufbewahren | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Vertrag und Geschäftskorrespondenz aufbewahren | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Unbaren Geschäftsvorfall erfassen | 10 Tage | GoBD Rz. 47 |
| Zahlungsnachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes | keine Aufbewahrungspflicht | GoBD Rz. 121 |
Wann die Frist beginnt und wann sie nicht endet
Die Frist beginnt nicht am Tag der Belastung, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO; für Rechnungen § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Eine Abo-Rechnung aus Januar 2026 ist damit bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren — acht Jahre gerechnet ab dem 31. Dezember 2026.
Und sie endet nicht pünktlich: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Für ein laufendes Abo bedeutet das eine unbequeme Rechnung: Was heute abgebucht wird, ist in acht bis neun Jahren noch vorzulegen — inklusive der Belege aus einem Anbieterkonto, das es dann vielleicht nicht mehr gibt.
Was bei Abos regelmäßig schiefgeht
Trägt nicht: Den Beleg im Portal des Anbieters lassen. Rechnungen sind grundsätzlich im Inland aufzubewahren; bei vollständiger Fernabfrage, Download und Verwendbarkeit ist die Aufbewahrung im übrigen Gemeinschaftsgebiet zulässig, muss dem Finanzamt aber mitgeteilt werden (§ 14b Abs. 2 UStG).
Trägt nicht: Das Format ändern. Eingehende elektronische Belege sind grundsätzlich im Empfangsformat aufzubewahren (GoBD Rz. 131 Satz 1); der strukturierte Datenteil einer E-Rechnung darf nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden (Rz. 125, Beispiel 10).
Trägt nicht: Jahresrechnung und Monatsbelastungen unabgestimmt nebeneinander erfassen. Vollständigkeit heißt vollzählig und lückenlos, Richtigkeit heißt Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen — doppelt erfasste Aufwendungen verletzen beides.
Trägt nicht: Auf die Kleinbetragsregel vertrauen. Bis 250 Euro brutto genügen vier Angaben (§ 33 UStDV) — aber nicht für Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG (§ 33 Satz 3 UStDV). Bei ausländischen Anbietern ist das ein Fall für die Kanzlei, nicht für eine Faustregel.
Trägt: Je Abo einmal festhalten, woher der Beleg kommt, wer ihn holt und in welchem Rhythmus. Das ist der verlässliche Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung, den § 14 Abs. 3 UStG dem Unternehmen selbst überlässt.
Was die E-Rechnung an Abos ändert
Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist dabei eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG); eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier ist eine sonstige Rechnung (Satz 4). Ein PDF ist damit keine E-Rechnung — auch dann nicht, wenn es monatlich automatisch kommt.
Die Ausstellungspflicht trifft Leistungen an andere Unternehmer, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für Abo-Anbieter aus dem Ausland gilt sie nicht. Bis Ende 2026 darf zudem statt einer E-Rechnung eine Papierrechnung ausgestellt werden — oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format; ab 2027 gilt die Erleichterung nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, ab 2028 für niemanden mehr (§ 27 Abs. 38 UStG).
Für die Ablage gilt seit dem 14. Juli 2025 eine Erleichterung: Bei E-Rechnungen genügt die Aufbewahrung des strukturierten Teils. Der menschenlesbare Teil einer hybriden Rechnung ist nur aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind — etwa Buchungsvermerke (GoBD Rz. 131 in der neuen Fassung).
Ob eine Leistung eines ausländischen Anbieters bei Ihnen zu einer Steuerschuld nach § 13b UStG führt und welche Angaben die Rechnung dafür tragen muss, ist eine Frage des Einzelfalls und gehört einmal grundsätzlich mit Ihrer Kanzlei geklärt — danach gilt sie für alle Abos desselben Typs.
- Benvero gibt heute noch keine eigenen Karten aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 121, 125 und 131 in der Fassung des BMF-Schreibens vom 14.07.2025 — Zahlungsnachweise, Formatumwandlung, Aufbewahrung von E-Rechnungen
- GoBD Rz. 47 und 61 — zeitgerechte Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle, Belegprinzip
- § 147 Abs. 3 Sätze 1 und 5 sowie Abs. 4 AO — Fristen, Ablaufhemmung, Fristbeginn
- § 14b Abs. 1 und Abs. 2 UStG — acht Jahre für Rechnungen, Aufbewahrungsort
- § 14 Abs. 1 Sätze 3 und 4, Abs. 2 Satz 2 Nr. 1, Abs. 3 UStG und § 27 Abs. 38 UStG — E-Rechnung, Ausstellungspflicht, Übergangsfristen
- § 33 UStDV und § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — Kleinbetragsrechnung samt Ausnahmen, Vorsteuerabzug
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Reicht die Kartenabrechnung als Beleg für ein Abo?
- Nein. Die Abrechnung dokumentiert Zahlungen, nicht Leistungen. Für den Vorsteuerabzug ist ohnehin eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung erforderlich (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Und der reine Zahlungsnachweis eines Zahlungsabwicklungsdienstes ist nach GoBD Rz. 121 nicht einmal aufbewahrungspflichtig — er ersetzt die Rechnung also erst recht nicht.
- Der Anbieter stellt die Rechnung nur im Kundenkonto bereit. Genügt das?
- Für Ihre Aufbewahrung nicht. Rechnungen sind grundsätzlich im Inland aufzubewahren; die Aufbewahrung im übrigen Gemeinschaftsgebiet setzt vollständige Fernabfrage, Download und Verwendbarkeit voraus und ist dem Finanzamt mitzuteilen (§ 14b Abs. 2 UStG). Praktisch heißt das: herunterladen und in die eigene Ablage nehmen, und zwar laufend.
- Wie lange muss ich den Abo-Vertrag aufbewahren?
- Verträge und Geschäftskorrespondenz fallen unter die sechsjährige Frist des § 147 Abs. 3 Satz 1 AO, Rechnungen und Buchungsbelege unter die achtjährige. Da der Vertrag oft erklärt, was die Rechnung nur beziffert, ist es sinnvoll, beides gleich lang zu halten.
- Wir haben nur eine Zahlungsbestätigung, keine Rechnung. Was tun?
- Zuerst prüfen, ob die Bestätigung die Angaben einer Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV trägt — dann kann sie bis 250 Euro brutto als Rechnung genügen, sofern keine Ausnahme nach § 33 Satz 3 UStDV greift. Andernfalls die Rechnung beim Anbieter anfordern. Der Eigenbeleg bleibt der letzte Weg: Er trägt den Betriebsausgabenabzug, aber keinen Vorsteuerabzug.
- Muss ein ausländischer Anbieter mir eine E-Rechnung schicken?
- Die Ausstellungspflicht setzt voraus, dass leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für Anbieter aus dem Ausland gilt sie damit nicht. Ihre eigene Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, besteht davon unabhängig seit dem 1. Januar 2025.
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