Kanzleiwechsel: welche Daten mitgehen
Ein Kanzleiwechsel ist ein Datenumzug. Die Aufbewahrungspflicht bleibt dabei, wo sie immer war — bei Ihnen. Und der Maßstab für Vollständigkeit steht ausgerechnet in der Norm für die Betriebsprüfung.
Stand: 08. August 2026
Die Pflicht wandert nicht mit
Wer eine Kanzlei beauftragt, gibt Arbeit ab, nicht die Pflicht. Buchführung und Aufzeichnungen schuldet der Kaufmann selbst (§ 238 HGB) beziehungsweise der Steuerpflichtige (§§ 145 bis 147 AO). Das gilt vor, während und nach dem Wechsel.
Die Handakte der bisherigen Kanzlei ist nach § 66 StBerG zehn Jahre aufzubewahren. Sie ist Ihr Archiv nicht — sie steht daneben. Wer die eigene Ablage lückenhaft übernimmt und darauf vertraut, im Zweifel bei der alten Kanzlei nachzufragen, hat seine Aufbewahrung an einen Dritten delegiert, der dazu nicht verpflichtet ist.
Der Maßstab steht in der Prüfungsnorm
Wie eine vollständige Datenlieferung aussieht, muss niemand erfinden. § 147 Abs. 6 AO beschreibt sie für die Betriebsprüfung: aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten einschließlich der Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten und der Verknüpfungen zwischen ihnen.
Für die Datenträgerüberlassung wird die Anforderung noch deutlicher: Alle zur Auswertung notwendigen Struktur- und Herkunftsinformationen sind maschinell auswertbar beizufügen, und das Einlesen muss ohne Installation von Fremdsoftware möglich sein (GoBD Rz. 176). Wer die Übergabe an diesem Maßstab ausrichtet, erledigt den Umzug und die Prüfungsvorbereitung in einem Arbeitsgang.
Was mitgeht — und wie lange es bleibt
| Unterlage | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Bücher, Journale, Konten, Inventare, Abschlüsse | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 Satz 1 AO |
| Kontenplan, Zuordnungstabellen, Arbeitsanweisungen | 10 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Buchungsbelege samt Belegbildern | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Rechnungen, empfangen und ausgestellt | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Verfahrensdokumentation | solange die erläuterten Unterlagen laufen | GoBD Rz. 154 |
Was in Übergabelisten regelmäßig fehlt
- Die Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung. Sie muss in beide Richtungen auffindbar bleiben; beim elektronischen Beleg genügt eine Verbindung über einen eindeutigen Index (GoBD Rz. 63, 64).
- Der strukturierte Teil empfangener E-Rechnungen. Bei E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt seine Aufbewahrung (GoBD Rz. 131 n. F.) — er darf aber nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden (Rz. 125, Beispiel 10).
- Der per Texterkennung erzeugte Volltext. Nach Verifikation und Korrektur ist er über die Dauer der Aufbewahrungsfrist mit aufzubewahren (GoBD Rz. 130).
- Der individuelle Kontenplan und die Zuordnungstabelle, falls sich der Kontenrahmen ändert.
- Die Verfahrensdokumentation samt Versionsstand der eingesetzten Programme (GoBD Rz. 151, 154).
- Die Organisationsanweisung zum Scannen: wer erfasst, wann, welches Schriftgut, wie die Qualitätskontrolle läuft (GoBD Rz. 136).
- Offene Posten und die Salden der Verrechnungskonten — mit Erklärung je Zeile, nicht als Summe.
Fünf Regeln für den Umzug
Trägt nicht: Nur Auswertungen als PDF übernehmen. Die Daten sind maschinell auswertbar vorzuhalten (§ 147 Abs. 6 AO); ein PDF mit einem Auswertungsergebnis ist keine maschinell auswertbare Bereitstellung.
Trägt nicht: Den Zugang zum bisherigen Belegportal beenden, bevor der eigene Bestand vollständig gesichert, lesbar und stichprobenweise geöffnet wurde.
Trägt nicht: Sich auf die Handakte der bisherigen Kanzlei als Ersatzarchiv verlassen (§ 66 StBerG). Sie erfüllt deren Pflicht, nicht Ihre.
Trägt: Die Übergabe an den Anforderungen einer Datenträgerüberlassung ausrichten: Daten samt Struktur- und Herkunftsinformationen, ohne Fremdsoftware lesbar (GoBD Rz. 176).
Trägt: Den Übergabestand dokumentieren — was übernommen wurde, in welchem Format, zu welchem Stichtag. Diese Beschreibung gehört in die Verfahrensdokumentation (GoBD Rz. 151).
Der Zeitpunkt
Am wenigsten schmerzhaft ist der Wechsel zum Beginn eines Wirtschaftsjahres: Vergleichszahlen bleiben innerhalb der Periode vergleichbar, und der Umzug fällt nicht mitten in eine laufende Auswertung. Einen Wechsel des Kontenrahmens legt man besser nicht auf denselben Termin — zwei Umstellungen gleichzeitig sind später kaum auseinanderzuhalten.
Der Wechsel hält keine Frist an. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind weiter täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen zu erfassen (GoBD Rz. 47), und der Abstand zwischen Erfassung und Buchung soll den Ablauf des Folgemonats nicht überschreiten (Rz. 52). Planen Sie den Übergabemonat so, dass niemand vier Wochen auf Zugänge wartet.
Welche Unterlagen im Einzelnen herauszugeben sind, in welcher Form und ob offene Honorare dem entgegenstehen, richtet sich nach dem Mandatsvertrag und dem Einzelfall. Das ist eine Rechtsfrage — klären Sie sie, bevor Sie kündigen.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 238 HGB, §§ 145–147 AO — Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bleiben beim Steuerpflichtigen
- § 147 Abs. 3 Satz 1 und Abs. 6 AO — Aufbewahrungsfristen und Datenzugriff
- GoBD Rz. 176 — Struktur- und Herkunftsinformationen, Einlesen ohne Fremdsoftware
- GoBD Rz. 63, 64, 130, 131, 125 — Verknüpfung, Volltext aus Texterkennung, Format empfangener Belege
- GoBD Rz. 136, 151, 154 — Organisationsanweisung, Verfahrensdokumentation, Programmidentität
- § 66 StBerG — Handakten der Kanzlei; § 14b Abs. 1 und 2 UStG — Frist und Ort der Aufbewahrung von Rechnungen
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Muss die bisherige Kanzlei mir alle Daten herausgeben?
- Die Handakte ist nach § 66 StBerG zehn Jahre aufzubewahren. Welche Unterlagen im Einzelnen herauszugeben sind und ob ein Zurückbehaltungsrecht besteht, hängt vom Mandatsvertrag und vom Einzelfall ab; das ist eine Rechtsfrage, keine Frage der Software. Unabhängig davon besteht Ihre eigene Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO — sie ist der Grund, den eigenen Bestand ohnehin vollständig zu halten.
- In welchem Format sollten die Daten übergeben werden?
- Maschinell auswertbar, mit allen zur Auswertung notwendigen Struktur- und Herkunftsinformationen und ohne Installation von Fremdsoftware lesbar — das ist der Maßstab, den GoBD Rz. 176 für die Datenträgerüberlassung setzt. Bei E-Rechnungen gehört der strukturierte Teil dazu (Rz. 131); eine Formatumwandlung darf ihn nicht löschen (Rz. 125).
- Was ist mit den Belegbildern im Portal der alten Kanzlei?
- Sie müssen bei Ihnen lesbar und auswertbar bleiben, nicht nur bei einem Dienstleister. Für Rechnungen kommt § 14b Abs. 2 UStG hinzu: Aufbewahrung grundsätzlich im Inland, im übrigen Gemeinschaftsgebiet nur bei vollständiger Fernabfrage samt Download — und ein Aufbewahrungsort außerhalb des Inlands ist dem Finanzamt mitzuteilen.
- Verliere ich beim Wechsel die Nachvollziehbarkeit der Vorjahre?
- Nur, wenn die Verknüpfungen nicht mitkommen. Die GoBD verlangen, dass sich jeder Geschäftsvorfall in seiner Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lässt, und zwar für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist (Rz. 32, 33). Prüfen Sie deshalb vor dem Abschalten des alten Systems an Stichproben, ob der Weg von der Buchung zum Beleg im neuen Bestand funktioniert.
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