Offene Posten abstimmen
Offene Posten sind selten ein Buchhaltungsproblem. Sie sind ein Belegproblem mit Verspätung: Die Liste zeigt, welche Rechnung noch keine Zahlung hat — und welche Zahlung noch keine Rechnung.
Stand: 08. August 2026
Was ein offener Posten aussagt
Ein offener Posten ist eine gebuchte Forderung oder Verbindlichkeit, der das Gegenstück fehlt. Die Liste ist damit kein Mahnwesen, sondern der Zwischenstand einer Zuordnung: Vorgang erfasst, Zuordnung noch offen.
Warum das mehr ist als Ordnungsliebe: Die GoBD verlangen, dass sich jeder Geschäftsvorfall in seiner Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lässt — progressiv vom Beleg zur Auswertung und retrograd zurück (Rz. 32, 33). Eine Zahlung, die keiner Rechnung zugeordnet ist, unterbricht genau diesen Weg. Beleg und Buchung müssen verknüpft bleiben (Rz. 63, 64).
Was gegen was läuft
| Abzustimmen | Gegenstück | Takt |
|---|---|---|
| Offene Ausgangsrechnungen | Zahlungseingänge auf dem Kontoauszug | monatlich |
| Offene Eingangsrechnungen | Zahlungsausgänge auf dem Kontoauszug | monatlich |
| Kartenpositionen | Kreditkartenabrechnung und Einzelbelege | je Abrechnung |
| Eingereichte Auslagen | Erstattungen an Mitarbeitende | je Zahllauf |
| Barvorgänge | Kassenaufzeichnung | täglich |
Die Ursachen, die fast jede Differenz erklären
- Eine Zahlung begleicht mehrere Rechnungen auf einmal — die Summe passt, die Zuordnung nicht.
- Teilzahlung: Der Rest bleibt offen und sieht aus wie ein Fehler.
- Skonto oder ein vereinbarter Abzug. Eine im Voraus vereinbarte Entgeltminderung gehört in die Rechnung (§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG) — steht sie dort, ist die Differenz erklärt.
- Eine Gutschrift oder Rechnungskorrektur, die nur auf einer Seite erfasst wurde.
- Bezahlt wurde von einem anderen Konto, mit der Firmenkarte oder privat verauslagt.
- Der Beleg zur Kartenzahlung liegt noch bei der Mitarbeiterin, die eingekauft hat.
- Dieselbe Rechnung ist zweimal erfasst — einmal aus der Mail, einmal als Foto.
- Fremdwährung: Der Zahlbetrag weicht vom gebuchten Betrag ab, weil ein anderer Kurs gegriffen hat.
- Der Verwendungszweck nennt keine Rechnungsnummer. Dann sucht die Buchhaltung, statt zuzuordnen.
Der Takt ergibt sich aus den Fristen
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 48). Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen in Grundaufzeichnungen zu erfassen (Rz. 47), und der Abstand zwischen Erfassung und Buchung soll den Ablauf des folgenden Monats nicht überschreiten (Rz. 52). Eine monatliche Abstimmung hält diesen Rahmen ein, eine quartalsweise nicht.
Eine Besonderheit erklärt, warum manche Vorgänge gar nicht in der Liste auftauchen: Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang oder in der üblichen Durchlaufzeit beglichen werden, müssen nicht kontokorrentmäßig erfasst werden (GoBD Rz. 49, R 5.2 Abs. 1 EStR). Wer sie in der offenen Posten-Liste sucht, sucht vergeblich.
Was mit einer Differenz nicht passieren darf
Trägt nicht: Die Differenz über ein Sammel- oder Verrechnungskonto glattbuchen, ohne dass ein Beleg den Vorgang erklärt. Jeder Geschäftsvorfall ist zu belegen; fehlt der Fremdbeleg, ist ein Eigenbeleg zu erstellen (GoBD Rz. 61).
Trägt nicht: Einen Betrag ausbuchen, ohne den Empfänger benennen zu können. Ausgaben sind steuerlich regelmäßig nicht zu berücksichtigen, wenn dem Verlangen der Finanzbehörde nach genauer Benennung nicht nachgekommen wird (§ 160 Abs. 1 AO).
Trägt nicht: Eine erledigte Zeile im geschlossenen Zeitraum still korrigieren. Der ursprüngliche Inhalt und die Tatsache der Änderung müssen erkennbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107, 111).
Trägt: Den unklaren Posten offen führen und mit einer Notiz versehen, bis der Beleg da ist. Eine offene Zeile ist ehrlicher als eine falsche Zuordnung — und billiger als zwei Stornobuchungen.
Warum alte Posten teuer werden
Ein Beleg, den man zwei Tage nach dem Kauf anfordert, kommt. Nach vier Wochen wird er verhandelt, nach vier Monaten erklärt. Mit der Zeit verschwindet nicht nur das Papier, sondern auch die Person, die den Anlass kannte.
Der finanzielle Teil ist schnell erzählt: Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung vorliegt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Ein Eigenbeleg kann den Betriebsausgabenabzug tragen, die Vorsteuer trägt er nicht. Und die Häufung von Eigenbelegen ist ein eigener Angriffspunkt, weil der Eigenbeleg systematisch die Ausnahme ist (GoBD Rz. 61).
Ob ein Posten auszubuchen, wertzuberichtigen oder weiter zu verfolgen ist, ist eine Bewertungsentscheidung mit steuerlicher Wirkung. Sie gehört zur Kanzlei und in den Abschluss, nicht in die laufende Abstimmung.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 32, 33 — progressive und retrograde Prüfbarkeit
- GoBD Rz. 47–52 — Zehn-Tage-Rahmen, Acht-Tage-Regel, Folgemonat; § 146 Abs. 1 Satz 2 AO
- GoBD Rz. 61, 63, 64 — Belegfunktion, Eigenbeleg als Ausnahme, Verknüpfung von Beleg und Buchung
- § 146 Abs. 4 AO und GoBD Rz. 107, 111 — Unveränderbarkeit und Änderungshistorie
- § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG — im Voraus vereinbarte Entgeltminderung als Pflichtangabe
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG und § 160 Abs. 1 AO — Vorsteuerabzug und Empfängerbenennung
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wie oft sollten offene Posten abgestimmt werden?
- Mindestens monatlich, im Takt der Erfassungsfristen: unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen (GoBD Rz. 47), Buchung möglichst bis zum Ablauf des Folgemonats (Rz. 52). Barvorgänge sind ohnehin täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Wer erst zum Quartalsende abstimmt, sucht Belege, die drei Monate alt sind.
- Was mache ich mit einem Posten, den niemand erklären kann?
- Offen führen, dokumentieren, nachfassen — nicht raten. Eine Zuordnung, die nur plausibel aussieht, ist später schwerer zu korrigieren als eine offene Zeile, weil jede Korrektur im geschlossenen Zeitraum ein eigener protokollierter Vorgang ist (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 111).
- Eine Zahlung ist ohne zugehörige Rechnung eingegangen. Und jetzt?
- Den Beleg beim Geschäftspartner anfordern und den Posten bis dahin offen führen. Fehlt dauerhaft ein Fremdbeleg, ist ein Eigenbeleg zu erstellen (GoBD Rz. 61); er ersetzt aber keine Rechnung im Sinne der §§ 14, 14a UStG und verschafft deshalb keinen Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
- Zählt Skonto als Differenz?
- Rechnerisch ja, sachlich nein. Jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung gehört zu den Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG). Steht sie dort, ist der Abzug belegt und die Zuordnung eindeutig. Fehlt der Hinweis und wird trotzdem gekürzt, bleibt ein Restbetrag offen, den später niemand erklären kann.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Das Verrechnungskonto im Auslagen- und KartenlaufEin Verrechnungskonto verbindet zwei Vorgänge, die zeitlich auseinanderfallen. Wofür es gedacht ist, wann sein Saldo aufgeht und wann es zum Risiko wird.
- Den Buchungsstapel vor der Übergabe prüfenVor dem Export kostet eine Korrektur eine Minute, danach einen protokollierten Vorgang. Was am Buchungsstapel zu prüfen ist, bevor er die Kanzlei erreicht.
- Was Buchhaltung im Betrieb tatsächlich leistetBuchhaltung ist die Pflicht, jeden Geschäftsvorfall nachprüfbar zu machen. Was das Gesetz verlangt, welche Fristen gelten und was daraus im Alltag folgt.