Das Verrechnungskonto im Auslagen- und Kartenlauf
Das Verrechnungskonto ist ein Durchgang, kein Lager. Es hält einen Betrag genau so lange, bis das Gegenstück da ist — und jede Zeile, die länger bleibt, ist eine unbeantwortete Frage.
Stand: 08. August 2026
Wofür es gedacht ist
Ein Verrechnungskonto — je nach Sprachgebrauch auch Durchgangs- oder Interimskonto — nimmt einen Betrag auf, dessen Gegenstück noch nicht vorliegt. Die Firmenkarte wird am Abrechnungstag mit einer Summe belastet, die Einzelbelege kommen einzeln. Eine Mitarbeiterin verauslagt heute, erstattet wird in zwei Wochen. Geld wandert von einem Konto auf ein anderes und erscheint auf zwei Auszügen mit unterschiedlichem Datum.
Ein Rechtsbegriff ist das nicht. Welche Nummer Ihr Kontenplan dafür vorsieht, hängt vom gewählten Kontenrahmen ab — dieselbe Ziffernfolge bedeutet in verschiedenen Rahmen Verschiedenes. Diese Seite nennt deshalb bewusst keine Kontonummer: Sie steht in Ihrem eigenen Kontenplan, und im Zweifel benennt sie die Kanzlei, die Ihren Abschluss erstellt.
Drei typische Durchgänge
| Vorgang | Gegenstück | Ausgleich |
|---|---|---|
| Kartenabrechnung: eine Belastung, viele Positionen | Einzelbelege je Position | je Abrechnung |
| Auslage einer Mitarbeiterin, später erstattet | Erstattungszahlung | mit dem Zahllauf |
| Umbuchung zwischen zwei Bankkonten oder in die Kasse | zweiter Kontoauszug | mit dem nächsten Auszug |
| Kartenposition, deren Beleg noch aussteht | Beleg der einkaufenden Person | sobald der Beleg vorliegt |
Die vier Regeln, die ein Verrechnungskonto brauchbar halten
Trägt: Jede Zeile trägt ihren Beleg (GoBD Rz. 61) und ist mit der Gegenbuchung verknüpft; beim elektronischen Beleg genügt eine Verbindung über einen eindeutigen Index (Rz. 63, 64).
Trägt: Der Saldo wird zu jedem Periodenende Zeile für Zeile erklärt, nicht als Summe abgehakt. Was sich nicht erklären lässt, ist ein offener Punkt und keine Rundungsdifferenz.
Trägt nicht: Unklare Beträge parken, „bis sich das klärt". Eintragungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 239 Abs. 2 HGB) — ein Konto als Wartezimmer für Unklares erfüllt das nicht.
Trägt nicht: Den Restsaldo zum Jahresende in einen Aufwand umbuchen, ohne dass ein Beleg den Vorgang erklärt. Ohne benannten Empfänger steht der Betriebsausgabenabzug nach § 160 Abs. 1 AO zur Disposition.
Karten und Auslagen: der häufigste Dauergast
Der Kartenlauf ist der Grund, aus dem die meisten Betriebe überhaupt ein Verrechnungskonto führen. Die Sammelbelastung ist da, die Einzelbelege sind unterwegs — für genau diese Spanne ist das Konto gemacht. Zum Problem wird es erst, wenn die Spanne zur Dauer wird.
Die Fristen ziehen die Grenze: Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen in Grundaufzeichnungen zu erfassen (GoBD Rz. 47), und ein Abstand zwischen Erfassung und Buchung über den Ablauf des folgenden Monats hinaus ist nur unbedenklich, wenn vorher fortlaufend richtig und vollständig erfasst wurde (Rz. 52). Eine Kartenposition, die im dritten Monat ohne Beleg auf dem Verrechnungskonto steht, ist also nicht nur unordentlich.
Sie kostet außerdem: Der Vorsteuerabzug setzt eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Solange nur ein Zahlungsvorgang gebucht ist, fehlt der Beleg, an dem der Abzug hängt.
Woran ein volles Verrechnungskonto meistens liegt
- Belege werden am Monatsende gesammelt statt beim Kauf abgegeben.
- Eine Position gehört mehreren Personen oder Kostenstellen, und niemand entscheidet, wem.
- Der private Anteil einer Zahlung ist ungeklärt und wandert „vorläufig" auf das Konto.
- Eine Erstattung wurde ausgezahlt, aber der zugehörige Bericht nie abgeschlossen.
- Der Geldtransit zwischen zwei Konten wurde nur auf einer Seite gebucht.
- Rückerstattungen und Stornos des Händlers laufen auf, ohne dass jemand sie der ursprünglichen Zahlung zuordnet.
Warum Prüfer darauf schauen
Eine amtliche Statistik der Beanstandungen gibt es nicht, wohl aber Angriffspunkte, die sich unmittelbar aus den Normen ergeben. Der Weg vom Beleg zur Buchung und zurück muss lückenlos sein (GoBD Rz. 32, 33); die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung (Rz. 61).
Ein Konto, das über Perioden hinweg Beträge trägt, zu denen kein Beleg gehört, verletzt beides auf einmal — und es ist leicht zu finden, weil es in jeder Saldenliste steht. Der wirksamste Schutz ist banal: das Konto klein halten und den Saldo monatlich erklären, statt ihn zum Jahresende zu sortieren.
Welches Konto Ihr Kontenrahmen vorsieht, wie der Ausgleich gebucht wird und ob ein Restsaldo umzubuchen ist, entscheidet die Kanzlei, die Ihren Abschluss erstellt. Diese Seite beschreibt die Funktion, nicht die Kontierung.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 239 Abs. 2 HGB — Eintragungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet
- GoBD Rz. 32, 33 — lückenlose Verfolgbarkeit in beide Richtungen
- GoBD Rz. 61, 63, 64 — Belegfunktion und Verknüpfung von Beleg und Buchung
- GoBD Rz. 47, 52 — Zehn-Tage-Rahmen und Abstand zwischen Erfassung und Buchung
- § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG — der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung voraus
- § 160 Abs. 1 AO — Benennung des Zahlungsempfängers
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen Verrechnungs-, Durchgangs- und Interimskonto?
- In der Praxis meist nur der Sprachgebrauch. Alle drei bezeichnen ein Konto, das einen Betrag hält, bis das Gegenstück da ist. Ein Rechtsbegriff ist keiner davon. Entscheidend ist nicht der Name, sondern dass jede Zeile belegt und verknüpft ist (GoBD Rz. 61, 63, 64) und dass der Saldo erklärbar bleibt.
- Darf ein Verrechnungskonto zum Jahresende einen Saldo haben?
- Er muss erklärbar und belegt sein. Ein Betrag, der in die nächste Periode gehört — etwa eine Erstattung, die erst im Januar fließt — ist unproblematisch, solange die Zeile ihren Beleg und ihr Gegenstück benennt. Ein unerklärter Saldo ist dagegen ein offener Punkt für den Abschluss; wie er zu behandeln ist, entscheidet die Kanzlei.
- Welche Kontonummer nehme ich?
- Die aus Ihrem eigenen Kontenplan. Standardkontenrahmen ordnen die Konten nach unterschiedlichen Prinzipien, und dieselbe Nummer kann in zwei Rahmen Gegensätzliches bedeuten. Eine Kontonummer ohne die Angabe des Kontenrahmens ist keine Information — übernehmen Sie deshalb keine Nummer aus einer fremden Vorlage.
- Wie halte ich das Konto klein?
- Indem der Beleg beim Kauf entsteht und nicht am Monatsende gesucht wird. Die GoBD nennen jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs bedingte Zeitspanne zwischen Vorgang und Erfassung bedenklich (Rz. 47). Praktisch heißt das: Foto oder Datei sofort, Zuordnung innerhalb der Woche, Ausgleich im selben Monat.
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
- Den Buchungsstapel vor der Übergabe prüfenVor dem Export kostet eine Korrektur eine Minute, danach einen protokollierten Vorgang. Was am Buchungsstapel zu prüfen ist, bevor er die Kanzlei erreicht.
- Was Buchhaltung im Betrieb tatsächlich leistetBuchhaltung ist die Pflicht, jeden Geschäftsvorfall nachprüfbar zu machen. Was das Gesetz verlangt, welche Fristen gelten und was daraus im Alltag folgt.
- Wer vorbereitende Buchhaltung machen darfIm eigenen Betrieb verlangt das Steuerrecht keine Berufsqualifikation — es verlangt, dass festgelegt und dokumentiert ist, wer welchen Schritt übernimmt.