Fahrtkosten im Betrieb: die drei Fälle
Die erste Frage bei Fahrtkosten ist nie „wie viele Kilometer", sondern „welcher Fall". Erst danach steht fest, welcher Satz gilt, welche Strecke zählt und ob der Betrieb überhaupt steuerfrei erstatten darf.
Stand: 08. August 2026
Der Schalter steht vor der Rechnung
Das Einkommensteuerrecht behandelt Fahrten nicht nach Zweck oder Entfernung, sondern nach ihrer Zuordnung. Maßgeblich ist die erste Tätigkeitsstätte: die ortsfeste betriebliche Einrichtung, der die oder der Beschäftigte dauerhaft zugeordnet ist (§ 9 Abs. 4 EStG). Die Zuordnung trifft der Arbeitgeber; fehlt sie, entscheidet der zeitliche Umfang der Tätigkeit.
Aus dieser einen Festlegung folgt alles Weitere. Fahrten von der Wohnung dorthin sind Arbeitsweg. Jede andere beruflich veranlasste Fahrt ist auswärtige berufliche Tätigkeit. Und ein dritter Fall unterläuft beide: die Fahrt, für die gar keine eigenen Aufwendungen entstehen.
Die drei Fälle nebeneinander
| Fall | Bemessung | Steuerfreie Erstattung | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte | 0,38 € je vollem Entfernungskilometer, einfache Strecke | nein | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG |
| Auswärtstätigkeit mit eigenem Fahrzeug | tatsächliche Kosten oder 0,30 € je gefahrenem Kilometer | ja | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG, § 5 BRKG |
| Fahrt mit gestelltem Fahrzeug | kein Kilometersatz, nur selbst getragene Kosten | nur die tatsächlich verauslagten Beträge | § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG, § 3 Nr. 50 EStG |
Fall 1: der Arbeitsweg
Seit dem 1. Januar 2026 gilt die Entfernungspauschale von 0,38 Euro ab dem ersten vollen Entfernungskilometer, für jeden Arbeitstag, an dem die erste Tätigkeitsstätte aufgesucht wird. Die Staffelung mit 0,30 Euro bis zum zwanzigsten Kilometer ist entfallen. Der Höchstbetrag beträgt 4.500 Euro im Kalenderjahr; höher ist er, soweit ein eigener oder überlassener Kraftwagen benutzt wird (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG).
Gezählt wird die einfache Entfernung, grundsätzlich nach der kürzesten Straßenverbindung; eine offensichtlich verkehrsgünstigere und regelmäßig genutzte Strecke ist zulässig. Die Pauschale gilt verkehrsmittelunabhängig, nicht aber für Flugstrecken und nicht für Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung.
Der Punkt, der Betriebe kostet: Das ist ein Werbungskostenabzug der Beschäftigten, kein Erstattungstatbestand des Arbeitgebers. Wer den Arbeitsweg erstattet, zahlt etwas aus — steuerfrei ist diese Zahlung nicht. Wie sie in der Lohnabrechnung zu behandeln ist, individuell oder pauschal, gehört in die Lohnabrechnung und nicht in die Reisekostenabrechnung.
Fall 2: die Auswärtstätigkeit
Abziehbar und steuerfrei erstattbar sind die tatsächlichen Aufwendungen. Wahlweise dürfen pauschale Kilometersätze angesetzt werden, nämlich die höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz für das benutzte Fahrzeug: 0,30 Euro für den Kraftwagen, 0,20 Euro für jedes andere motorbetriebene Fahrzeug (§ 5 BRKG in Verbindung mit § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG, BMF vom 25.11.2020 Rz. 37).
Gezählt wird jeder tatsächlich gefahrene Kilometer, Hin- und Rückfahrt. Wird die Pauschale genutzt, entfällt jede Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten — das ist der eigentliche Vorteil des Pauschalansatzes und der Grund, warum ein Fahrtenbuch für diesen Zweck nicht verlangt wird. Nachzuweisen bleibt der berufliche Anlass, das Datum und die gefahrene Strecke.
Reisenebenkosten laufen daneben: Parkgebühren, Straßenbenutzung, Gepäckbeförderung, beruflich veranlasste Telekommunikation und die Schadensbeseitigung nach Verkehrsunfällen. Sie sind nachzuweisen oder glaubhaft zu machen; regelmäßig wiederkehrende Nebenkosten dürfen über drei Monate im Einzelnen nachgewiesen und danach mit dem Tagesdurchschnitt angesetzt werden (BMF vom 25.11.2020 Rz. 129, 130).
Fall 3: das gestellte Fahrzeug
Der Kilometersatz setzt eigene Aufwendungen voraus. Wer mit einem vom Arbeitgeber gestellten Fahrzeug fährt und dessen Kosten nicht trägt, hat insoweit keine Aufwendungen — und damit keinen Anknüpfungspunkt für die Pauschale (§ 9 Abs. 1 Satz 1 und Satz 3 Nr. 4a EStG).
Erstattbar bleibt, was tatsächlich aus eigener Tasche bezahlt wurde: Kraftstoff auf der Dienstfahrt, Maut, Parkhaus, Fähre, Autowäsche vor der Rückgabe. Das ist dann Ersatz verauslagter Beträge und braucht den Beleg, nicht die Kilometerangabe.
Der Fehler, der daraus entsteht, ist teuer, weil er systematisch auftritt: In vielen Abrechnungsvorlagen steht nur ein Feld für Kilometer. Wer dort auch die Fahrten mit dem Poolfahrzeug einträgt, erstattet steuerfrei etwas, das keine Aufwendung war — und zwar für alle Beteiligten gleichzeitig.
Was die Abrechnung tragfähig macht
Trägt: Die Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte ist je Rolle schriftlich festgelegt, datiert und wird bei Änderungen fortgeschrieben. Sie ist der erste Punkt, den eine Lohnsteuer-Außenprüfung anfasst.
Trägt: Jede Fahrt trägt Datum, Ziel, beruflichen Anlass, gefahrene Kilometer und das benutzte Fahrzeug. Ohne das Fahrzeug lässt sich der Satz nicht begründen.
Trägt nicht: Für alle Fahrten denselben Satz verwenden. 0,38 Euro und 0,30 Euro stehen in verschiedenen Vorschriften, meinen verschiedene Strecken und haben verschiedene Rechtsfolgen.
Trägt nicht: Kilometergeld für Fahrten zu einem dauerhaft festgelegten Sammelpunkt oder zum nächstgelegenen Zugang eines weiträumigen Tätigkeitsgebiets ansetzen. Dafür gilt die Entfernungspauschale entsprechend (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG) — die Verpflegungspauschale bleibt davon unberührt.
Ob eine erste Tätigkeitsstätte besteht, hängt an der arbeitsrechtlichen Zuordnung und am tatsächlichen Einsatz. Die Einordnung wirkt auf ganze Beschäftigtengruppen zugleich und gehört deshalb vor die erste Abrechnung.
- Benvero ist Software und führt selbst keine Zahlungen aus.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- § 9 Abs. 4 EStG — erste Tätigkeitsstätte und ihre Zuordnung
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG — Entfernungspauschale 0,38 Euro ab 1.1.2026, Höchstbetrag 4.500 Euro
- § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG i. V. m. § 5 Abs. 1 und 2 BRKG — 0,30 und 0,20 Euro je gefahrenem Kilometer
- § 3 Nr. 50 EStG — Ersatz verauslagter Beträge
- BMF-Schreiben vom 25.11.2020, BStBl I S. 1228, Rz. 37, 129, 130 — Kilometersätze und Reisenebenkosten
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Wie viel Fahrtkosten kann der Betrieb steuerfrei erstatten?
- Bei Auswärtstätigkeit die tatsächlichen Aufwendungen oder wahlweise 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer für den Kraftwagen und 0,20 Euro für andere motorbetriebene Fahrzeuge (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG, § 5 BRKG). Für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte gibt es keine steuerfreie Erstattung.
- Warum ist der Arbeitsweg mit 0,38 Euro höher bewertet als die Dienstfahrt mit 0,30 Euro?
- Weil es zwei verschiedene Vorschriften mit verschiedenen Bezugsgrößen sind. 0,38 Euro gelten je vollem Entfernungskilometer der einfachen Strecke und sind auf 4.500 Euro im Jahr gedeckelt. 0,30 Euro gelten je gefahrenem Kilometer, Hin- und Rückfahrt, ohne Deckelung. Auf 100 Kilometer Fahrstrecke gerechnet liegt die Dienstfahrt damit vorn.
- Brauchen wir ein Fahrtenbuch für die Kilometerpauschale?
- Für den Pauschalansatz bei Auswärtstätigkeit entfällt die Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten (BMF vom 25.11.2020 Rz. 37). Nachzuweisen bleiben Anlass, Datum, Strecke und Fahrzeug. Ein Fahrtenbuch im Sinne der Dienstwagenbesteuerung ist etwas anderes und dient einem anderen Zweck.
- Gilt die Kilometerpauschale auch für Fahrrad oder Bahn?
- Die pauschalen Sätze des § 5 BRKG betreffen den Kraftwagen und andere motorbetriebene Fahrzeuge. Für Bahn, Flug oder Taxi werden die tatsächlichen Aufwendungen erstattet, also der Fahrschein oder die Rechnung. Für den Arbeitsweg dagegen gilt die Entfernungspauschale verkehrsmittelunabhängig.
- Zählt die Fahrt vom Homeoffice zum Kunden?
- Die eigene Wohnung ist keine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers und damit keine erste Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 EStG). Die Fahrt von dort zum Kunden ist deshalb regelmäßig eine auswärtige berufliche Tätigkeit. Ob im Einzelfall eine Zuordnung entgegensteht, ist zu prüfen.
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