DATEV Unternehmen online: Belegbilder und Buchungsstapel
Belegbilder hoch, Buchungssätze dazu, die Kanzlei bucht daraus. Der Ablauf ist schnell erklärt. Interessant wird er an drei Stellen: bei E-Rechnungen, bei der Aufbewahrung und bei der Frage, was nach einem Wechsel bleibt.
Stand: 07. August 2026
Was dort ankommt
Im Portal treffen zwei Dinge aufeinander, die getrennt entstehen: das Bild des Belegs und der Buchungssatz dazu. Der eigentliche Gewinn liegt in ihrer Verbindung. Die GoBD formulieren es umgekehrt und deshalb schärfer: Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung zum Buchungsbeleg (Rz. 63), und beim elektronischen Beleg darf diese Kontierung durch eine elektronische Verknüpfung erfolgen — über einen eindeutigen Index oder einen Barcode (Rz. 64).
Ein Beleg, der ohne diese Verknüpfung im Portal liegt, ist ein Bild in einem Ordner. Er erfüllt die Belegfunktion nicht, solange niemand die zugehörige Buchung findet — und umgekehrt.
Der Punkt, den E-Rechnungen verändern
Seit der GoBD-Fassung vom 14. Juli 2025 gilt für E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG: Es genügt, wenn der strukturierte Teil aufbewahrt wird. Der menschenlesbare Teil einer hybriden Rechnung ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er abweichende oder zusätzliche Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind — etwa Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen (Rz. 131).
Daraus folgt die Regel, an der viele Belegstrecken scheitern: Der strukturierte Datenteil darf nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden (Rz. 125, Beispiel 10). Wer eine erhaltene E-Rechnung als Bild in ein Portal lädt und die strukturierte Datei anschließend verwirft, hat den aufbewahrungspflichtigen Teil vernichtet. Bei strukturierten Datensätzen bedarf es außerdem keiner bildlichen, sondern nur einer inhaltlichen Übereinstimmung (Rz. 118) — das Bild ist dort also nicht der Maßstab.
Was vor dem ersten Beleg geklärt sein muss
| Frage | Fundstelle |
|---|---|
| Wer darf erfassen und zu welchem Zeitpunkt | GoBD Rz. 136 |
| Bildliche Übereinstimmung des Scans mit dem Papier | GoBD Rz. 130 |
| Vollständige Farbwiedergabe, wo Farbe Beweisfunktion hat | GoBD Rz. 137 |
| Papier nach dem Scan aus dem Bearbeitungsgang nehmen | GoBD Rz. 139 |
| Vernichtung nur, soweit kein Original aufzubewahren ist | GoBD Rz. 140 |
| Aufbewahrungsort für Rechnungen und Mitteilungspflicht | § 14b Abs. 2 UStG |
Was das Hochladen nicht erledigt
- Die Aufbewahrungspflicht. Sie trifft den Steuerpflichtigen: acht Jahre für Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO), acht Jahre für Rechnungen ab Schluss des Ausstellungsjahres (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG), zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse.
- Den Zugriff über die gesamte Frist. Die Unterlagen müssen während der ganzen Aufbewahrungsdauer lesbar und maschinell auswertbar bleiben — auch nach einem Wechsel des Beraters oder des Systems.
- Die Verfahrensdokumentation. Sie ist für jedes eingesetzte System zu führen und muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (GoBD Rz. 151); ihre Frist läuft nicht ab, solange die Frist der damit erzeugten Unterlagen läuft (Rz. 154).
- Die Berechtigung zur Vernichtung des Papiers. Sie folgt aus der dokumentierten Organisationsanweisung, nicht aus dem Umstand, dass ein Bild im Portal liegt (Rz. 136, 140).
- Die Prüfung selbst. Auch ein vollständig digitaler Ablauf beantwortet nicht, ob der Beleg inhaltlich richtig kontiert wurde.
Betriebsregeln, die Ärger ersparen
Trägt: Belege möglichst unmittelbar nach Eingang sichern. Erfolgt die Belegsicherung sofort mittels DV-System, stellt sich die Frage längerer Erfassungsfristen nicht mehr (GoBD Rz. 52).
Trägt: Dieselbe Referenz in Beleg und Buchungssatz führen, damit die Verknüpfung auch außerhalb des Portals nachvollziehbar bleibt (Rz. 64).
Trägt nicht: Denselben Beleg zweimal hochladen, um eine Korrektur zu erzwingen. Doppelte Belege erzeugen doppelte Buchungen und kosten in der Prüfung mehr Erklärung, als die Korrektur gespart hätte.
Trägt nicht: Die strukturierte Datei einer E-Rechnung nach dem Upload verwerfen (Rz. 125, 131).
Ein Portal ist eine Übergabestelle, kein Archiv im Sinne der Aufbewahrungspflicht. Klären Sie vor dem ersten Beleg, wo Ihr eigener, dauerhaft zugänglicher Bestand liegt.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 63, 64 — Kontierungsvermerk und elektronische Verknüpfung
- GoBD Rz. 118, 125, 131 (Fassung vom 14.07.2025) — inhaltliche Übereinstimmung, Formatumwandlung, strukturierter Teil
- GoBD Rz. 130, 136, 137, 139, 140 — bildliche Erfassung, Organisationsanweisung, Farbe, Medienbruch, Vernichtung
- GoBD Rz. 151, 154 — Verfahrensdokumentation und Programmidentität
- § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO — acht Jahre für Buchungsbelege
- § 14b Abs. 1 und 2 UStG — Frist und Aufbewahrungsort für Rechnungen
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Genügt das Belegbild im Portal als Aufbewahrung?
- Für den gescannten Papierbeleg kann es genügen, wenn die Wiedergabe bildlich übereinstimmt und das Verfahren dokumentiert ist (GoBD Rz. 130, 136). Für E-Rechnungen genügt es nicht: Dort ist der strukturierte Teil aufzubewahren, und er darf nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden (Rz. 125, 131).
- Darf ich das Papier nach dem Hochladen vernichten?
- Nur soweit es nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren ist, und nur auf Grundlage einer dokumentierten Organisationsanweisung (GoBD Rz. 136, 140). Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Urkunden bleiben ausgenommen.
- Was passiert mit den Belegen bei einem Kanzleiwechsel?
- Die Aufbewahrungspflicht wandert nicht mit. Sorgen Sie dafür, dass Sie Belege und zugehörige Daten in maschinell auswertbarer Form selbst besitzen, samt der Verfahrensdokumentation des abgelösten Verfahrens (GoBD Rz. 154).
- Muss der Beleg vor der Buchung im Portal liegen?
- Eine Reihenfolge schreiben die GoBD nicht vor, wohl aber die zeitgerechte Erfassung: unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen in den Grundaufzeichnungen (Rz. 47). Wer den Beleg unmittelbar nach Eingang sichert, erfüllt diese Anforderung ohne weitere Diskussion (Rz. 52).
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