EXTF-Datei: der Export ohne Cloud-Anbindung
Die EXTF-Datei ist ein Buchungsstapel in Textform: eine Kopfzeile, die sagt, zu wem der Stapel gehört, darunter je Buchungssatz eine Zeile. Sie geht als Datei in die Kanzlei, ganz ohne dauerhafte Verbindung zwischen zwei Systemen.
Stand: 07. August 2026
Was in der Datei steht
Die Kopfzeile beschreibt den Stapel: die Kennung des Formats, Berater- und Mandantennummer, den Beginn des Wirtschaftsjahres, die Länge der Sachkonten und den Zeitraum, den der Stapel abdeckt. Sie ist der Grund, warum eine Datei aus einem fremden Mandat beim Einlesen abgewiesen wird — und warum eine falsch gesetzte Sachkontenlänge einen ganzen Stapel unbrauchbar macht.
Darunter steht je Buchungssatz eine Zeile: Betrag, Soll-Haben-Kennzeichen, Konto und Gegenkonto, Steuerschlüssel, Belegdatum, Belegfeld und Buchungstext, je nach Bedarf ergänzt um Kostenstelle, Währung und Kurs. Belegbilder enthält die Datei nicht; sie laufen als eigenes Paket mit.
Das Belegfeld ist die Klammer
Ein Buchungssatz ohne Rückweg zum Beleg ist in der Prüfung wenig wert. Die GoBD verlangen, dass der Beleg mit der Buchung verbunden bleibt; bei elektronischen Belegen genügt dafür eine elektronische Verknüpfung über einen eindeutigen Index oder einen Barcode (Rz. 64). In der Datei ist genau das das Belegfeld: Es trägt die Referenz, unter der der Beleg im Archiv liegt.
Wird das Feld leer gelassen oder mit einer laufenden Nummer gefüllt, die im Belegarchiv nicht vorkommt, entsteht eine der häufigsten Beanstandungen überhaupt — die fehlende Verknüpfung von Beleg und Buchung (Rz. 63, 64). Der Stapel liest sich dann einwandfrei ein und ist trotzdem nicht nachprüfbar.
Was der Export leisten muss
| Anforderung | Fundstelle |
|---|---|
| Verknüpfung zwischen Buchungssatz und Beleg | GoBD Rz. 63, 64 |
| Nur unveränderbar gestellte Vorgänge werden übergeben | § 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107, 110 |
| Korrekturen bleiben auf die Ausgangsbuchung rückbeziehbar | GoBD Rz. 63, 64 |
| Der strukturierte Teil einer E-Rechnung bleibt erhalten | GoBD Rz. 125, Beispiel 10 |
| Das Verfahren ist dokumentiert und versioniert | GoBD Rz. 151, 154 |
| Aufbewahrung bleibt beim Steuerpflichtigen | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO |
Vor dem Versand
Trägt: Satzanzahl und Summe je Zeitraum gegen den eigenen Bestand abstimmen. Eine Vollständigkeitskontrolle nach dem Export ist die einzige, die den Transportweg mit abdeckt.
Trägt: Nur festgeschriebene Vorgänge exportieren, damit im eigenen System und in der Kanzlei derselbe Stand steht.
Trägt nicht: Denselben Zeitraum ein zweites Mal exportieren, weil etwas fehlte. Das erzeugt Dubletten; die Korrektur gehört als eigener Buchungssatz mit Bezug auf die ursprüngliche Buchung in den nächsten Stapel.
Trägt nicht: Die exportierte Datei als Archiv betrachten. Sie ist eine Weitergabe; die Aufbewahrungspflicht bleibt beim Steuerpflichtigen (§ 147 AO).
Ein Buchungsstapel ist kein Prüferdatensatz
Die Verwechslung passiert regelmäßig: Der Export für die Kanzlei und die Datenüberlassung an die Finanzbehörde sind zwei verschiedene Dinge. Bei der Datenträgerüberlassung nach § 147 Abs. 6 AO sind die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten samt Stamm-, Bewegungs- und Metadaten sowie ihren Verknüpfungen zu übergeben; alle zur Auswertung notwendigen Struktur- und Herkunftsinformationen sind in maschinell auswertbarer Form beizufügen, und das Einlesen muss ohne Installation von Fremdsoftware möglich sein (GoBD Rz. 176).
Das leistet ein Buchungsstapel für sich genommen nicht. Wer für die Prüfung nur Stapeldateien bereithält, riskiert eine unvollständige Überlassung — mit den bekannten Folgen: Die Beweiskraft der Buchführung kann entfallen, wenn Daten nicht nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstelle bereitgestellt werden (§ 158 Abs. 2 Nr. 2 AO), und für Verzögerungen sieht § 146 Abs. 2c AO ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro vor.
Sprechen Sie Kontenrahmen, Sachkontenlänge, Steuerschlüssel und die Belegfeldbelegung einmal mit Ihrer Kanzlei ab und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest. Fast jeder abgewiesene Stapel geht auf eine dieser vier Angaben zurück.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 63, 64 — Verknüpfung von Beleg und Buchung, eindeutiger Index
- GoBD Rz. 107, 110 — Unveränderbarkeit und Grenzen der Dateiablage
- GoBD Rz. 125, Beispiel 10 — der strukturierte Teil darf nicht durch Formatumwandlung gelöscht werden
- GoBD Rz. 151, 154, 176 — Verfahrensdokumentation, Programmidentität, Datenüberlassung
- § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1, Abs. 6 AO — Aufbewahrung und Datenzugriff
- § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO und § 146 Abs. 2c AO — Beweiskraft und Verzögerungsgeld
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Was ist eine EXTF-Datei überhaupt?
- Eine Textdatei im Buchungsstapelformat: eine Kopfzeile mit Kennung, Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge und Zeitraum, darunter je Buchungssatz eine Zeile mit Betrag, Soll-Haben-Kennzeichen, Konten, Steuerschlüssel, Belegdatum, Belegfeld und Buchungstext. Sie transportiert Buchungen, keine Belegbilder.
- Ersetzt der Export meine Aufbewahrung?
- Nein. Die Datei ist eine Weitergabe an die Kanzlei. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO), Rechnungen acht Jahre ab Schluss des Ausstellungsjahres (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG) — im eigenen Bestand, lesbar und maschinell auswertbar.
- Ich habe einen Fehler entdeckt. Exportiere ich den Monat neu?
- Besser nicht. Ein zweiter Stapel über denselben Zeitraum erzeugt Dubletten, die in der Kanzlei niemand als solche erkennt. Korrigieren Sie mit einer neuen Buchung, die auf die ursprüngliche verweist; Storno und Korrektur müssen rückbeziehbar bleiben (GoBD Rz. 63, 64).
- Reicht der Buchungsstapel für die Betriebsprüfung?
- Nein. Für die Datenüberlassung nach § 147 Abs. 6 AO sind Stamm-, Bewegungs- und Metadaten samt Verknüpfungen sowie die Struktur- und Herkunftsinformationen beizufügen, und die Daten müssen ohne Fremdsoftware einlesbar sein (GoBD Rz. 176). Ein Stapel allein erfüllt das nicht.
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