Vorkontierung: was sie leistet und wer haftet
Kontieren heißt, dem Beleg zu sagen, wohin er gehört. Die GoBD machen daraus mehr als eine Fleißaufgabe: Ohne Kontierungsvermerk ist ein eingegangenes Schreiben noch kein Buchungsbeleg. Daran hängen Frist, Aufbewahrung und Prüfbarkeit.
Stand: 07. August 2026
Was Vorkontierung bedeutet
Vorkontierung ist der Arbeitsschritt zwischen Belegeingang und Buchung. Der Beleg bekommt Sachkonto und Gegenkonto, einen Steuerschlüssel, ein Buchungsdatum, einen Buchungstext und, wenn der Betrieb damit arbeitet, Kostenstelle und Kostenträger. Gebucht wird danach — häufig in der Kanzlei.
Rechtlich ist das kein Vorspiel. Die GoBD sagen in Rz. 63: Ein empfangener Handels- oder Geschäftsbrief wird „erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch" zum Buchungsbeleg. Vorher ist dasselbe Blatt eine sonstige Unterlage mit sechsjähriger Frist, danach ein Buchungsbeleg mit achtjähriger Frist (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).
Was ein kontierter Beleg trägt
- Sachkonto und Gegenkonto aus dem Kontenplan, den Ihre Kanzlei führt.
- Den Steuerschlüssel beziehungsweise den Umsatzsteuersatz — getrennt je Satz, wenn der Beleg mehrere enthält.
- Belegdatum und Buchungsdatum. Sie fallen regelmäßig auseinander, und nur eines davon beschreibt den Zeitpunkt der Leistung.
- Einen Buchungstext, der den Vorgang auch dann verständlich macht, wenn der Beleg nicht danebenliegt.
- Kostenstelle, Kostenträger oder Projekt, soweit die Kostenrechnung darauf aufsetzt.
- Eine eindeutige Belegnummer oder einen Index, über den Beleg und Buchung wieder zusammenfinden.
Der Vermerk muss nicht auf das Papier
Der Kontierungsstempel ist Gewohnheit, keine Pflicht. GoBD Rz. 64 lässt beim elektronischen Beleg ausdrücklich zu, dass die Kontierung durch die Verbindung mit einem Datensatz oder durch eine elektronische Verknüpfung erfolgt; genannt werden ein eindeutiger Index und ein Barcode.
Entscheidend ist der Prüfpfad in beide Richtungen. GoBD Rz. 32 und 33 verlangen, dass sich jeder Geschäftsvorfall in Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lässt — vom Beleg über Grundaufzeichnung, Journal und Konten bis zur Steuererklärung und wieder zurück. Wer den Vermerk in einer Liste daneben führt, muss diese Verbindung über die gesamte Aufbewahrungsfrist halten können.
Wann erfasst und kontiert sein muss
| Vorgang | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Kasseneinnahmen und Kassenausgaben | täglich | § 146 Abs. 1 Satz 2 AO, GoBD Rz. 48 |
| Unbare Geschäftsvorfälle in den Grundaufzeichnungen | 10 Tage | GoBD Rz. 47 |
| Waren- und Kostenrechnungen, binnen 8 Tagen beglichen | keine kontokorrentmäßige Erfassung nötig | GoBD Rz. 49, R 5.2 Abs. 1 EStR |
| Periodenweise statt laufender Buchung | zulässig bei zeitnaher Erfassung und zeitnaher Kontierung | GoBD Rz. 50 |
| Abstand zwischen Erfassung und Buchung | über den Ablauf des Folgemonats hinaus nur nach vorheriger Grundaufzeichnung | GoBD Rz. 52 |
Die Grenzen der Vorkontierung
Trägt nicht: Einen Kontierungsvorschlag ungeprüft übernehmen. Die GoBD stellen in Rz. 179 klar, dass Parametrisierung, Vergabe von Zugriffsrechten sowie Vollständigkeit und Richtigkeit der eingegebenen Daten erheblichen Einfluss auf die Ordnungsmäßigkeit haben. Ein übernommener Vorschlag ist Ihre Kontierung.
Trägt nicht: Still korrigieren. Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107).
Trägt nicht: „Diverse" als Empfänger. Nach § 160 Abs. 1 AO sind Ausgaben regelmäßig nicht zu berücksichtigen, wenn der Steuerpflichtige dem Verlangen der Finanzbehörde nicht nachkommt, Gläubiger oder Empfänger genau zu benennen.
Trägt: Ein elektronischer Kontierungsvermerk, der über einen eindeutigen Index mit dem Belegbild verknüpft ist — GoBD Rz. 64 nennt genau diesen Weg.
Wer dafür einsteht
Die Buchführungspflicht trifft den Kaufmann selbst (§ 238 HGB) beziehungsweise den Steuerpflichtigen (§§ 145 bis 147 AO). Wer die Buchführung an eine Kanzlei gibt, gibt die Arbeit ab, nicht die Pflicht. Vollständige Belege, richtig dargestellte Sachverhalte und die zeitnahe Übergabe bleiben Sache des Unternehmens.
Was daraus im Streitfall folgt, hängt am Umfang des erteilten Auftrags und an dem, was der Kanzlei an Unterlagen vorlag. Ob für eine falsche Kontierung das Unternehmen oder die Kanzlei einzustehen hat, ist deshalb eine Frage des Einzelfalls und des Mandatsvertrags — keine, die sich pauschal beantworten lässt.
Vorkontierung ist eine Zuordnungsentscheidung mit steuerlicher Wirkung. Bei abzugsbeschränkten oder umsatzsteuerlich zweifelhaften Sachverhalten gehört die Entscheidung vor die Buchung und in die Hand Ihrer Kanzlei.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 61–64 — Belegfunktion, Kontierungsvermerk, elektronische Verknüpfung
- GoBD Rz. 45–52 — zeitgerechte Erfassung, Zehn-Tage-Rahmen, Folgemonat
- § 146 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 4 AO — tägliche Kassenaufzeichnung und Unveränderbarkeit
- § 160 Abs. 1 AO — genaue Benennung von Gläubiger und Empfänger
- § 238 HGB, §§ 145–147 AO — die Buchführungspflicht trifft den Steuerpflichtigen
- BMF-Schreiben vom 28.11.2019, GZ IV A 4 - S 0316/19/10003 :001 (GoBD), zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025, GZ IV D 2 - S 0316/00128/005/088
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Ist die Vorkontierung gesetzlich vorgeschrieben?
- Eine Norm mit dem Wort „Vorkontierung" gibt es nicht. Vorgeschrieben ist das Ergebnis: Jeder Geschäftsvorfall ist zu belegen, und die Verbindung zwischen Beleg und Buchung muss nachvollziehbar sein (GoBD Rz. 61 bis 64). Nach Rz. 63 wird ein empfangenes Schreiben überhaupt erst mit Kontierungsvermerk und Verbuchung zum Buchungsbeleg.
- Muss ein Kontierungsstempel auf den Papierbeleg?
- Nein. GoBD Rz. 64 lässt beim elektronischen Beleg die Kontierung durch Verbindung mit einem Datensatz oder durch elektronische Verknüpfung zu, etwa über einen eindeutigen Index oder einen Barcode. Nach einer bildlichen Erfassung darf die weitere Bearbeitung ohnehin nur elektronisch erfolgen; die Papierbelege sind dem Bearbeitungsgang zu entziehen (GoBD Rz. 139).
- Bis wann muss ein Beleg kontiert sein?
- Die GoBD nennen keine eigene Kontierungsfrist, binden die periodenweise Buchung aber daran, dass vorher zeitnah erfasst und zeitnah kontiert wurde (Rz. 50). Der Rahmen: Kasse täglich, unbare Vorfälle innerhalb von zehn Tagen in den Grundaufzeichnungen, und ein Abstand zwischen Erfassung und Buchung über den Ablauf des Folgemonats hinaus nur nach vorheriger vollständiger Grundaufzeichnung (Rz. 47, 48, 52).
- Darf eine Software die Kontierung vorschlagen?
- Ja. Ein Vorschlag ist zulässig, entschieden wird er von einem Menschen. Die Ordnungsmäßigkeit ist nach GoBD Rz. 179 eine Eigenschaft des Verfahrens beim Anwender und hängt unter anderem an Parametrisierung, Zugriffsrechten und der Richtigkeit der eingegebenen Daten. Wer einen Vorschlag übernimmt, verantwortet ihn.
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