DATEV-Schnittstelle: die Wege in die Kanzlei
Zwischen Belegablage und Kanzlei laufen zwei Datenströme: die Buchungssätze und die Belegbilder. Wer beide sauber übergibt, hört auf, Belege per Mail nachzureichen — und behält trotzdem jede Pflicht, die er vorher hatte.
Stand: 07. August 2026
Zwei Datenströme, drei Wege
Übergeben wird nie nur eine Sache. Der Buchungsstapel enthält die Sätze mit Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Belegdatum und Buchungstext. Die Belegbilder enthalten das, worauf sich diese Sätze stützen. Erst beides zusammen ergibt eine prüfbare Buchführung, und der Wert der Schnittstelle liegt darin, dass die Verbindung zwischen beiden erhalten bleibt.
Praktisch gibt es drei Wege. Erstens die Online-Anbindung: Belegbilder und Buchungssätze wandern in das Portal, aus dem die Kanzlei arbeitet. Zweitens der Dateiweg: ein Buchungsstapel als Datei, dazu die Belege als Paket. Drittens der klassische Weg, bei dem die Kanzlei aus Ihren Belegen selbst bucht — auch das ist eine Schnittstelle, nur eine langsamere.
Was jede Übergabe erfüllen muss
| Anforderung | Fundstelle |
|---|---|
| Buchung und Beleg bleiben einander zuordenbar | GoBD Rz. 63, 64 |
| Vor der Übergabe unveränderbar gestellt | § 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 107, 110 |
| Eingehende Belege bleiben im Format des Eingangs erhalten | GoBD Rz. 131 |
| Der strukturierte Teil einer E-Rechnung bleibt bestehen | GoBD Rz. 125, Beispiel 10 |
| Daten für die Prüfung maschinell auswertbar, mit Strukturinformationen | § 147 Abs. 6 AO, GoBD Rz. 176 |
| Die Schnittstelle ist in der Verfahrensdokumentation beschrieben | GoBD Rz. 151, 153 |
Was die Übergabe nicht erledigt
- Die Aufbewahrung. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO), Rechnungen ebenfalls acht Jahre ab Schluss des Ausstellungsjahres (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG), Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre.
- Die Verfahrensdokumentation. Sie ist Pflicht des Steuerpflichtigen für jedes eingesetzte System und muss für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (GoBD Rz. 151).
- Den Datenzugriff. Die Finanzbehörde entscheidet selbst, ob sie unmittelbar liest, eine Auswertung verlangt oder einen Datenträger erhält (§ 147 Abs. 6 AO).
- Den Aufbewahrungsort. Für Rechnungen gilt grundsätzlich das Inland; bei vollständiger Fernabfrage ist auch das übrige Gemeinschaftsgebiet zulässig, dann aber mit Mitteilung an das Finanzamt (§ 14b Abs. 2 UStG).
- Die Fristenkontrolle. Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Warum nur Festgeschriebenes den Weg gehen sollte
Wird ein Vorgang exportiert, der sich anschließend noch ändern lässt, existieren zwei Wahrheiten: die in der Kanzlei und die im eigenen System. Genau das verhindert die Festschreibung. Die GoBD verlangen, dass einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können (Rz. 108), und halten die bloße Ablage im Dateisystem ohne zusätzliche Maßnahmen für regelmäßig unzureichend (Rz. 110).
Daraus folgt eine einfache Betriebsregel: exportieren, was festgeschrieben ist; korrigieren, was noch offen ist; und einen bereits übergebenen Zeitraum nicht ein zweites Mal senden, sondern mit einer Korrekturbuchung nacharbeiten. Ein zweiter Stapel über denselben Zeitraum erzeugt in der Kanzlei Dubletten, die dort niemand als solche erkennt.
Vor dem ersten Lauf zu klären
Trägt: Kontenrahmen, Sachkontenlänge und die Zuordnungstabelle für wiederkehrende Aufwände einmal gemeinsam mit der Kanzlei festlegen.
Trägt: Den Rhythmus vereinbaren — täglich, wöchentlich oder monatlich — und festhalten, wer den Lauf auslöst und wer die Vollständigkeit gegenzeichnet.
Trägt nicht: Eine E-Rechnung nur als Bild übergeben. Der strukturierte Datenteil darf nicht durch eine Formatumwandlung gelöscht werden (GoBD Rz. 125, Beispiel 10).
Trägt nicht: Die Übergabe als Archiv verstehen. Was in der Kanzlei liegt, ersetzt Ihre eigene Aufbewahrung nicht (§ 147 AO).
Die Wahl des Weges ist eine Absprache, keine technische Entscheidung allein. Wer den Rhythmus, die Belegfeldbelegung und den Umgang mit Korrekturen vorher klärt, spart sich die Rückfragen, die sonst jeden Monatsabschluss begleiten.
- Dieser Beitrag ist eine Recherchezusammenfassung und keine Steuerberatung.
- GoBD Rz. 63, 64 — Kontierungsvermerk und elektronische Verknüpfung
- GoBD Rz. 107, 108, 110 — Unveränderbarkeit und zulässige Maßnahmen
- GoBD Rz. 125, 131 (Fassung vom 14.07.2025) — Formatumwandlung und Aufbewahrung des Eingangsformats
- GoBD Rz. 151, 153, 154 — Verfahrensdokumentation und Programmidentität
- § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3, Abs. 6 AO — Aufbewahrungsfristen und Datenzugriff
- § 14b Abs. 1 und 2 UStG — acht Jahre für Rechnungen, Aufbewahrungsort
Recherchestand, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihren Fall mit Ihrer Kanzlei.
Häufige Fragen
- Brauche ich eine Online-Anbindung oder genügt eine Datei?
- Beides ist zulässig; die GoBD schreiben keinen Übertragungsweg vor. Verlangt sind die Zuordenbarkeit von Beleg und Buchung (Rz. 63, 64), die Unveränderbarkeit vor der Übergabe (Rz. 107 bis 110) und die Beschreibung des Verfahrens in der Verfahrensdokumentation (Rz. 151).
- Muss ich Belege noch aufbewahren, wenn die Kanzlei sie hat?
- Ja. Die Aufbewahrungspflicht trifft den Steuerpflichtigen, nicht den Berater. Für Buchungsbelege gilt eine Frist von acht Jahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 Satz 1 AO), für Rechnungen acht Jahre ab Schluss des Ausstellungsjahres (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).
- Was passiert bei einem Wechsel des Systems oder der Kanzlei?
- Daten und Verfahrensdokumentation des abgelösten Systems bleiben erforderlich, solange die Frist für die damit erzeugten Unterlagen läuft. Die GoBD verlangen den Nachweis der Programmidentität über die gesamte Aufbewahrungsfrist (Rz. 154).
- Wie oft sollte übergeben werden?
- So oft, dass die Erfassungsfristen eingehalten sind. Unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von zehn Tagen in den Grundaufzeichnungen stehen (GoBD Rz. 47); ein Abstand zwischen Erfassung und Buchung über den Ablauf des folgenden Monats hinaus ist nur bei vorheriger vollständiger Erfassung unbedenklich (Rz. 52).
Belege rein. Buchungen raus.
Basic ist dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsdaten, ohne Kündigungsfrist.
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