Ausgangsrechnung: Pflichten auf der anderen Seite

Zwei Pflichten, die zusammengehören

Führen Sie eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus, sind Sie zur Rechnung verpflichtet — innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Das ist die eine Pflicht, und sie ist die harmlosere.

Die zweite trifft die Ablage: Ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung ist acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Praktisch ist die Aufbewahrungsdauer damit regelmäßig länger als acht Jahre.

Und die Ausgangsrechnung ist zugleich Buchungsbeleg. Sie unterliegt denselben Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit wie jeder Eingangsbeleg: Der Geschäftsvorfall muss sich in Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen, progressiv wie retrograd (GoBD Rz. 32, 33).

Das Doppel muss keine Bilddatei sein — aber es muss jederzeit entstehen

Viele Betriebe archivieren jede Ausgangsrechnung zusätzlich als PDF, weil sie ein „Doppel" für ein Abbild halten. Das ist nicht verlangt. GoBD Rz. 76 stellt für den Einsatz eines Fakturierungsprogramms klar, dass keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung gespeichert werden muss, wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellt werden kann.

Das Wort, an dem alles hängt, ist „jederzeit". Die Frist läuft acht Jahre; das Programm, die Stammdaten, die Nummernkreise und die Formularvorlagen müssen also so lange ein identisches Mehrstück hergeben. Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss zudem nachgewiesen sein, dass das dokumentierte Verfahren dem eingesetzten entspricht, insbesondere für die eingesetzten Programmversionen (GoBD Rz. 154).

Der Systemwechsel ist deshalb der kritische Moment. Wer die Fakturierung wechselt und den Altbestand nur als Datenbank-Export mitnimmt, hat die Erleichterung verloren, ohne es zu merken — und muss den Bestand dann doch in lesbarer, unveränderbarer Form vorhalten.

§ 14c UStG: den Ausweis schulden Sie

Weisen Sie einen höheren Steuerbetrag aus, als Sie für den Umsatz schulden, schulden Sie auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Der Klassiker ist die Rechnung mit 19 Prozent über eine Leistung, für die sieben gelten — oder mit deutscher Steuer über einen Umsatz, für den der Leistungsempfänger die Steuer schuldet. Berichtigen Sie den Betrag gegenüber dem Leistungsempfänger, ist § 17 Abs. 1 UStG entsprechend anzuwenden.

Schärfer ist Absatz 2: Wer eine Steuer gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag. Das trifft die Rechnung über eine Leistung, die nie ausgeführt wurde, die doppelt versandte Rechnung, die versehentlich zweimal gebuchte Storno-Kette — und die Rechnung eines Kleinunternehmers nach § 19 UStG, auf der eine Umsatzsteuer steht. Die Berichtigung setzt hier voraus, dass die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist, und läuft über das Finanzamt.

Die praktische Konsequenz ist unspektakulär und wird trotzdem selten gelebt: Eine hinausgegangene Rechnung wird nicht gelöscht und nicht überschrieben. Sie wird storniert oder berichtigt, und beides bleibt sichtbar.

Fristen und Werte rund um die eigene Rechnung

Woran die eigene Nummernvergabe hängt

• Verlangt ist eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG) — nicht eine einzige lückenlose Reihe für den ganzen Betrieb.
• Getrennte Kreise je Jahr, Standort oder Belegart sind damit vereinbar, solange keine Nummer zweimal vergeben wird. Wer trennt, sollte die Systematik aufschreiben; sie gehört zu dem, was ein sachverständiger Dritter in angemessener Zeit verstehen muss (GoBD Rz. 151).
• Eine Lücke ist kein Verstoß, aber eine Frage. Die Buchführung muss lückenlos verfolgbar sein (GoBD Rz. 32, 33) — auf die Frage „wo ist die 2041?" braucht es eine Antwort, nicht ein Schulterzucken.
• Eine vergebene Nummer wird nicht wiederverwendet, auch nicht nach einem Storno.
• Die Stornorechnung bekommt eine eigene Nummer und verweist auf die ursprüngliche. Rechnet der Leistungsempfänger ab, muss das Dokument die Angabe „Gutschrift" tragen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG).

Wann die Steuer entsteht — selten beim Zahlungseingang

Im Regelfall entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt worden ist (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Ob und wann der Kunde zahlt, spielt keine Rolle. Wird das Entgelt vorher vereinnahmt, entsteht die Steuer insoweit bereits mit der Vereinnahmung.

Die Istversteuerung ist die Ausnahme und muss gestattet werden. § 20 UStG nennt dafür mehrere Fälle, darunter einen Gesamtumsatz von nicht mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr. Ohne Gestattung des Finanzamts gilt die Sollversteuerung — auch dann, wenn das Buchhaltungsprogramm anders eingestellt ist.

Für den Monatsabschluss heißt das: Die im Dezember ausgeführte, im Februar bezahlte Leistung gehört in die Dezember-Voranmeldung. Wer Ausgangsrechnungen erst beim Zahlungseingang erfasst, meldet zu spät — und merkt es erst, wenn jemand die offenen Posten mit den Umsätzen abgleicht.

Müssen wir jede Ausgangsrechnung zusätzlich als Datei archivieren?

Nicht zwingend. Beim Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss keine bildhafte Kopie gespeichert werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellt werden kann (GoBD Rz. 76). Diese Möglichkeit muss aber über die gesamte Aufbewahrungsfrist bestehen — das ist die eigentliche Anforderung, nicht die Datei.

Wir haben zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen. Reicht eine neue Rechnung?

Den Mehrbetrag schulden Sie zunächst (§ 14c Abs. 1 UStG). Berichtigen Sie den Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger, ist § 17 Abs. 1 UStG entsprechend anzuwenden. Beim unberechtigten Ausweis nach § 14c Abs. 2 UStG ist zusätzlich erforderlich, dass die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt wird; der Weg führt über das Finanzamt. Der konkrete Ablauf gehört in die Hände Ihrer Kanzlei.

Ab wann müssen wir E-Rechnungen ausstellen?

Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gilt die Staffel des § 27 Abs. 38 UStG: bis Ende 2026 sind Papier und — mit Zustimmung des Empfängers — andere elektronische Formate zulässig; 2027 nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro nicht überstieg; ab 2028 gilt die Pflicht ohne Umsatzgrenze.

Dürfen Rechnungsnummern Lücken haben?

Das Gesetz verlangt eine fortlaufende, einmalig vergebene Nummer (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG), keine lückenlose Reihe. Erklärbar muss eine Lücke trotzdem sein: Die Buchführung soll sich lückenlos verfolgen lassen (GoBD Rz. 32, 33). Ein dokumentierter Nummernkreis erledigt die Frage vorab.

Der Kunde zahlt erst im nächsten Jahr — in welche Periode gehört die Rechnung?

Umsatzsteuerlich in den Zeitraum der Leistungsausführung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG), sofern keine Istversteuerung nach § 20 UStG gestattet ist. Handelsrechtlich sind Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahrs unabhängig vom Zeitpunkt der Zahlungen zu berücksichtigen (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB). Der Zahlungseingang bestimmt in beiden Rechenwerken nicht die Periode.

• Kontierungsregeln, die sich selbst pflegenEin Regelwerk nimmt die Tipparbeit ab, nicht die Entscheidung. Woraus eine Kontierungsregel besteht, wer sie ändern darf und was davon dokumentiert wird.
• Buchungsperioden und ihre GrenzenEin Beleg kann in drei Rechenwerken drei Perioden treffen. Was die Periode bestimmt, wann sie geschlossen wird und was danach noch hinein darf.
• Umsatzsteuervoranmeldung: Fristen und BelegbedarfWann die Voranmeldung fällig ist, wer monatlich und wer vierteljährlich anmeldet — und welche Belege vorliegen müssen, damit die Vorsteuer zählt.